Mina – CH Digitale Assistenz

🎯 Warum dieses Dashboard?

Das Ziel: Ich bin überzeugt, dass eine Assistenz heute mit digitalen Tools abbildbar ist. Dieses Dashboard bereitet meine Learnings so auf, dass jeder sie schnell übernehmen, anwenden und für sich weiterdenken kann.

Für wen: Für alle, die Lust auf smarteres Arbeiten haben. Kein technisches Vorwissen nötig. Bei Rückfragen gerne jederzeit bei mir melden.

Der Ansatz: Im Mittelpunkt steht das Verständnis für einen modernen Workplace – Arbeitsweise, Tools und möglichst viel Automatisierung. KI und Tools clever kombinieren statt einzeln nutzen.

Auf geht's: Einfach anfangen, experimentieren, iterieren. KI kann so viel, ist aber kein Ersatz fürs Denken, sondern hier u.a. eine Erweiterung der eigenen Produktivität.

🖥️

Workplace Design Apple-Ökosystem · Browser-First · Arbeitsumgebung

💻

Mehrere Schreibtische

macOS Spaces

Virtuelle Desktops für Kommunikation, Fokus, Recherche, Meetings. Schnelles Wechseln ohne Fenstersuche.

Split-ScreenMission Control

Weitere …

📱

Apple Ökosystem

MacBook · iPhone · iPad · Watch

Handoff, geteilte Zwischenablage, geräteübergreifendes Diktieren. Nahtlos zwischen allen Geräten.

HandoffClipboardSiri

Weitere …

🌐

Browser-First

MS 365 · ChatGPT · Claude

Outlook, Teams, ChatGPT im Browser – stabiler, mehr Features, ideal für Split-Screen mit KI.

Outlook WebSplit-Screen

Weitere …

📷

Webcam & Hintergrund

Professionelles Video-Setup

Externe Webcam für bessere Bildqualität. Sauberer, aufgeräumter realer Hintergrund – kein virtuelles Bild, sondern bewusste Bürogestaltung.

WebcamLichtBüro-Setup

Weitere …

💻

Hardware-Setup

MacBook · iPad · Apple Watch

MacBook als Zentrale, iPad für Notizen & Präsentationen, Apple Watch für Schnellzugriffe, Kurzbefehle und Benachrichtigungen.

iPadWatchMacBook

Weitere …

📧

MS 365 Outlook · Teams · Claude Add-in · Apple Tasks

🌐

Web Apps statt Desktop

Outlook · Teams · OneDrive im Browser

Möglichst alle MS 365 Tools als Web-App nutzen – stabiler, schneller aktualisiert. Ausnahme: PowerPoint und Excel weiterhin als Desktop-App.

Browser-FirstSplit-Screen

📥

Outlook Zero-Inbox

3-Label-System + Boomerang

Heute/kurzfristig, Offen/länger, Depriorisiert. Konsequentes Labeln, Boomerang für zeitversetztes Senden.

LabelsBoomerangZero-Inbox

📋

Mail-Vorlagen

Standardantworten & Textbausteine

Wiederkehrende Mails als Vorlagen hinterlegen – schnellere Antworten, konsistente Kommunikation.

TemplatesOutlook

📅

Kalender & Bookings

Zeitblöcke · Terminlinks

Fokus- und Meeting-Blöcke. Microsoft Bookings mit Possehl-Domain. Automatische Labelzuweisung.

BookingsFokuszeiten

✍️

Mail-Individualisierung

Claude im Split-Screen

Mails im Split-Screen mit Claude individualisieren – Tonalität, Struktur und Inhalt in Echtzeit optimieren lassen.

ClaudeSplit-ScreenOutlook

📊

Claude in PowerPoint

Präsentationen mit KI erstellen

Folienentwürfe, Gliederungen und Textvorschläge mit Claude generieren. Screenshot der Folie an Claude senden → Verbesserungsvorschläge erhalten. Ideal für Storyline und Struktur.

ClaudePowerPointSplit-Screen

Claude PowerPoint Add-In ↗

📈

Claude in Excel

Formeln & Analysen mit KI

Komplexe Excel-Formeln von Claude schreiben lassen. Daten analysieren, Pivot-Logik erklären, VBA-Makros generieren. Screenshot der Tabelle → passende Formel zurück.

ClaudeExcelFormeln

Claude Excel Add-In ↗

✅

Tasks via Apple

Erinnerungen statt MS To Do

Bewusst Apple-Erinnerungen statt Microsoft To Do. Schneller, besser integriert mit Kurzbefehlen.

AppleKurzbefehle

🧠

KI Tools Individualisiert & spezialisiert · Modell × Aufgabe × Kontext

🟠

Claude (Anthropic)

Opus 4.6 · Projekte · Artefakte

Mein Haupttool für die tägliche Arbeit. Reasoning, lange Kontexte, natürliche Sprache. Fokus auf Enterprise-Anwendungen, Social Media, Doku, Sparring.

ProjekteMemoryEnterpriseDesign Mockups

Get Claude ↗

💬

OpenAI / ChatGPT

Allrounder · GPT-5 · Whisper · Advanced Mode

Aktuell besonders stark als Allrounder und für Whisper (Speech-to-Text). 3 eigene GPTs: Mail-Agent, CH Sparring, PD Sparring. Advanced Mode fürs Auto.

WhisperAllrounderCustom GPTs

Get ChatGPT ↗

🔷

Gemini (Google)

Visuell · Coding · Gems

Große Vorteile bei Fotos, Infografiken und visuellen Inhalten. Auch stark für Code & Automation.

FotosInfografikenCoding

Get Gemini ↗

🔍

Perplexity

Recherche · Quellen · Live-Meldungen

Für Research schlägt nichts Perplexity. Extrem schnell mit Quellen. Deep Search für Analysen. API-Anbindung in n8n.

ResearchLive-WebDeep Search

Get Perplexity ↗

🤖

Microsoft Copilot

MS 365 Integration

Selektiv: E-Mail-Optimierung, individualisierte Prompts, Notizbücher. Ergänzung, kein Kern-Tool.

OutlookNotizbücher

Get Copilot ↗

📓

NotebookLM

Dokumentenbasierte KI

Eigene Wissensbasis. PDFs, Präsentationen hochladen. Podcasts & YouTube auswerten. Wenig Halluzination.

DokumentePodcast

Get NotebookLM ↗

🔒

Lokale LLMs

LM Studio · PocketPal

Offline, datensouverän. LM Studio auf Mac, PocketPal auf iPhone. Für sensible Inhalte & Experimente.

OfflineDatenschutz

Get LM Studio ↗

🚀

Coding & Apps Claude Code · MCP · Terminal · GitHub · Railway

🖥️

Claude Code (Terminal)

KI-gestütztes Programmieren

Der „Alles-Könner". Apps, Skripte, Automationen bauen – ohne Coding-Erfahrung. Iterativ: Ziel beschreiben → Code entsteht.

TerminalDeployDebug

Get Claude Code ↗

🔌

Claude MCP

Model Context Protocol

Der Game-Changer: Claude direkt mit deinen Tools verbinden – Google Drive, Slack, GitHub, Datenbanken, n8n und mehr. Wie ein USB-C-Anschluss für KI. Einmal einrichten, überall nutzen.

MCPIntegrationenOpen Source

MCP Docs ↗

🔧

Claude Cowork

Desktop-Automatisierung

Desktop-Tool für Nicht-Entwickler. Automatisiert Datei- und Aufgabenmanagement über den Browser hinaus.

DesktopNo-Code

Get Cowork ↗

🏗️

GitHub + Railway

Code · Hosting · Datenbank

GitHub als Versionierung. Railway deployt, hostet und stellt Postgres-Datenbanken bereit.

GitHubRailwayPostgres

Get GitHub ↗Get Railway ↗

💎

Visual Studio Code

Code-Editor · Extensions · Git

Zentraler Code-Editor mit Git-Integration, Terminal und Extensions. Basis für Claude Code und lokale Entwicklung.

VS CodeExtensionsGit

Get VS Code ↗

⚡

Shortcuts – Smart Automation MacBook · iPhone · iPad · Apple Watch

Läuft geräteübergreifend auf allen Apple-Geräten. Einmal einrichten, überall nutzen – richtig gut zum produktiven Arbeiten.

✉️

Neue Nachricht / Mail

Spracheingabe → OpenAI API

Vorname → kurze Nachricht mit Emojis. Nachname → professionelle Mail. Direkt in Zwischenablage – nach meinen persönlichen Präferenzen (Sprachstil).

SpeechOpenAIWhisper

Shortcut laden ↗

✍️

TipTalk & Glatt ziehen

Speech-to-Text + Optimierung

Diktieren statt Tippen. „Glatt ziehen" optimiert Grammatik und Struktur automatisch – nach meinen persönlichen Präferenzen (Sprachstil).

SpeechOpenAIWhisper

TipTalk ↗Glatt ziehen ↗

📝

Fast Note & Ideen Note

Apple Notizen Schnellerfassung

Fast Note für To-dos. Ideen Note für kreative Impulse. Öffnet direkt Apple Notes.

SpeechOpenAIWhisperApple Notizen

Shortcut laden ↗

⌨️

Textersetzungen

Textbausteine + Back Tap

kk → Kalenderlink, VV → Vielen Dank. Control Center auf iPhone & Watch. 2x/3x Back Tap.

BausteineBack Tapu.v.m.

🎙️

Sprachnachricht to Text

Audio → Transkription → Text

Sprachnachrichten automatisch transkribieren und als lesbaren Text aufbereiten – direkt per Kurzbefehl.

SpeechOpenAIWhisper

Shortcut laden ↗

🚗

GPTs im Advanced Mode

Auto-Gespräch mit individuellen GPTs

Eigene GPTs im Advanced Voice Mode nutzen – ideal für Sparring, Brainstorming und Diktat während der Autofahrt.

VoiceCustom GPTsHands-free

📸

Beleg-Scan

Foto → KI → Ablage

Quittung oder Rechnung fotografieren → KI extrahiert Datum, Betrag, Händler → automatisch im richtigen Ordner abgelegt.

OpenAI VisionShortcutGoogle Drive

Shortcut laden ↗

🗓️

Voice to Kalender

Einsprechen → Termin

Termin per Sprache einsprechen → Whisper + GPT erkennen Datum, Uhrzeit, Teilnehmer → Outlook-Termin wird automatisch erstellt.

Whispern8nOutlook

Shortcut ↗n8n Workflow ↗

🔄

Automation Plattform n8n · Agents · API-Integrationen 📥 Alle n8n Workflows herunterladen ↗

⚡

n8n Workflow-Engine

Automatisierungsplattform

Zentrales Automatisierungstool. Visuell, flexibel, API-stark. Klassische Workflows und Agent-Logiken.

WebhooksAPIAgents

🎙️

OpenAI Whisper

Speech-to-Text API

Die Basis für richtig gute Voice-Interaktion. Whisper ermöglicht präzise Spracherkennung in vielen Workflows – von Shortcuts bis n8n. Super wichtig für alles mit Spracheingabe.

VoiceAPIShortcuts

📱

Apple Shortcuts

Leichtgewichtige Automatisierung

Apple Shortcuts als schnelle Automatisierung – Aktionen verketten, Siri-Trigger, Hintergrund-Prozesse. API-Anbindung an OpenAI.

ShortcutsSiriOpenAI

🔗

n8n × KI × Apple

Plattformübergreifend

n8n als Brücke zwischen KI-APIs und Apple Shortcuts. Voice-to-Kalender, Beleg-Scanner, Meeting-Protokolle – alles verbunden.

n8nShortcutsMS 365

🔌

MCP (Model Context Protocol)

Claude mit Tools verbinden

Der Game-Changer: Claude direkt mit deinen Tools verbinden – Google Drive, Slack, GitHub, Datenbanken, n8n. Wie ein USB-C für KI. Einmal einrichten, überall nutzen.

MCPIntegrationenClaude

n8n MCP Server ↗

📧

E-Mail, Kalender & Meetings Task Tracking · Meeting Protokolle · Mail-Management mit KI

🧹

Intelligenter Mail-Filter

KI sortiert automatisch aus

KI analysiert jede eingehende Mail und verschiebt unwichtige automatisch in einen De-Prio-Ordner. Lernt aus deinen Korrekturen und wird immer besser.

Claude AIOutlookLernfähig

n8n Workflow ↗

⏰

Follow-Up Tracker

Keine Antwort vergessen

Trackt alle gesendeten Mails automatisch. Bei fehlender Antwort nach X Tagen erscheint die Mail in der täglichen Follow-Up-Liste.

Claude AIExcelOutlook

n8n Workflow ↗

📋

Tägliche Follow-Up Übersicht

Jeden Morgen um 6:30

Erhalte jeden Morgen eine kompakte Liste aller Mails, auf die du noch eine Antwort erwartest. Direkt als E-Mail in deiner Inbox.

OutlookScheduled

n8n Workflow ↗

📅

Sprachtermin-Assistent

Einsprechen → Kalendereintrag

Termin per Sprache einsprechen → KI erkennt Datum, Uhrzeit, Teilnehmer → Outlook-Termin wird erstellt und Einladungen verschickt. Per Shortcut oder Webhook.

WhisperGPTOutlook

n8n Workflow ↗

📝

Meeting-Protokoll Generator

Audio → Zusammenfassung

Meeting-Aufnahme hochladen → Whisper transkribiert → GPT erstellt strukturiertes Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen und To-dos.

WhisperGPTWebhook

🔬

Research & Meeting-Vorbereitung Automatische Recherche für das ganze Team

🔍

KI-Recherche in Teams

Frage stellen → Antwort mit Quellen

Schreibe eine Frage in den Teams-Kanal → Perplexity recherchiert im Web → strukturierte Antwort mit Quellen erscheint automatisch. Für das ganze Team nutzbar.

Teams BotPerplexityn8n

n8n Workflow ↗

👤

Personen-Recherche

Vor dem Meeting vorbereitet sein

Namen in Teams eingeben → LinkedIn-Profil, Firma, aktuelle Posts und Northdata-Infos werden automatisch recherchiert. Perfekt vor wichtigen Meetings.

LinkedInPerplexityNorthdata

n8n Workflow ↗

🏢

Firmen-Recherche

Unternehmen schnell verstehen

Firmenname eingeben → Geschäftsmodell, Digitalisierungsgrad, Ansprechpartner und LinkedIn-Aktivitäten werden automatisch zusammengestellt.

LinkedInPerplexityNorthdata

n8n Workflow ↗

✉️

Kontakt-Mail als Entwurf

Direkt anschreiben

Nach der Recherche wird automatisch ein E-Mail-Entwurf mit personalisiertem Anschreiben erstellt – basierend auf den recherchierten Infos.

OutlookGPT

n8n Workflow ↗

📦

Weiteres Rechnungs-Scanner · Kontakte-Sync · Buchhaltung · Wartung

📸

Beleg-Scanner

Foto → KI → Google Drive

Foto von Quittung oder Rechnung machen → KI extrahiert Datum, Betrag, Händler → Beleg wird automatisch im richtigen Monatsordner abgelegt.

OpenAI VisionGoogle DriveShortcut

Shortcut ↗n8n Workflow ↗

🧾

Rechnungs-Scanner

Mail → Erkennung → Ablage

Erkennt Rechnungen in E-Mails automatisch, extrahiert Datum und Betrag per KI und sortiert sie direkt in den richtigen Buchhaltungsordner.

OpenAI VisionGoogle DriveOutlook

n8n Workflow ↗

🔄

Teams-Webhook Refresh

Alle 12 Stunden automatisch

Microsoft Teams Webhooks laufen nach einiger Zeit ab. Dieser Workflow erneuert die Verbindung automatisch alle 12 Stunden – ohne manuelles Eingreifen.

Teamsn8nScheduled

n8n Workflow ↗

👥

Kontakte-Sync

LinkedIn → Kontakte säubern

Kontakte automatisch mit LinkedIn abgleichen. Scrapt Profilbilder, aktuelle Titel und Unternehmen und aktualisiert die Kontaktdaten.

LinkedInScrapingKontakte

🎬

Video-Walkthrough

Stand Januar 2026 – nicht alles enthalten

Ansehen →

DISCLAIMER – Persönliche Arbeitsumgebung
Dies ist mein persönliches digitales Arbeitssetup. Die Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz ist sehr dynamisch – Tools, Funktionen und Best Practices können sich jederzeit ändern. Teile dieser Übersicht wurden mit Unterstützung von KI erstellt. Sie spiegelt meine individuellen Erfahrungen und Präferenzen wider und erhebt keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit.